El secreto para gestionar exitosamente las relaciones profesionales a distancia, por Silvano Joly

¡Durante este confinamiento muchas compañías alrededor del mundo han descubierto — que con la tecnología adecuada — sus equipos pueden trabajar eficientemente desde casa! 

La conveniencia y el confort que brinda la vida de #TrabajarDesdeCasa tiene innegables beneficios tanto para los dueños de las empresas como para los empleados y es por eso que mucha gente adoptará permanentemente la modalidad de trabajar a distancia a medida que avanzamos hacia la “nueva normalidad”.

Pero gestionar las relaciones profesionales mientras se trabaja a distancia puede ser un verdadero reto especialmente con las prohibiciones de viaje aun en rigor.  

Silvano Joly, gerente de Ventas de País de Italia y profesional experimentado en trabajar-desde-casa, aclara así la importancia de gestionar exitosamente las relaciones con los proveedores, clientes, socios de proyectos, y otros, mientras se trabaja a distancia.

Sigue leyendo para conocer el perspicaz consejo de Joly sobre la importancia crucial de encontrar el balance correcto entre el uso de la tecnología y la “socialización distante”.  

Llamémoslo “socialización distante”

¡Últimamente hemos oído miles de veces el término “distanciamiento social”, que afortunadamente ha sido clave para frenar la COVID-19! El psicólogo Jamil Zaki ha introducido recientemente un término nuevo que deberíamos de estar usando más, “socialización distante”.

El bloqueo nos ha obligado a separarnos pero de alguna manera nos ha unido aun más. La tecnología nos ha permitido conectarnos con nuestros abuelos mediante los chats de vídeo, tener cenas virtuales con nuestros seres queridos y reconectar con amigos que hacía mucho no veíamos. Hemos encontrado la manera de seguir socializando a lo lejos, o de poner en práctica la “socialización distante”.

Este concepto es igualmente importante en la vida laboral. La actitud de “socialización distante” es una de las claves para manejar eficientemente las relaciones profesionales mientras trabajamos a distancia.

Socialización distante, crucial para las nuevas relaciones

A comienzos de este año todo cambió cuando comenzaron los bloqueos alrededor del mundo. En Centric Software, especialmente en Italia, nos adaptamos a la situación muy rápidamente. Nuestro equipo ya estaba acostumbrado a trabajar desde casa, o a realizar el “trabajo inteligente” como lo llamamos. Aun así necesitamos reforzar ciertas actividades que anteriormente gestionábamos cara a cara con los clientes. La tecnología, por supuesto, jugó un papel muy importante en la optimización de procesos para todo el mundo, y la “socialización distante” también ha sido clave sobre todo al iniciar relaciones nuevas.

Hemos logrado realizar a distancia la implementación del software para un valioso cliente, una marca de lujo italiana de gran tradición. Gracias a nuestro equipo experto y a las innovadoras soluciones digitales, 250 usuarios se iniciaron en la utilización del sistema Centric PLM durante el bloqueo en Italia. Para hacer posible la implementación, dedicamos horas interminables al entrenamiento en línea y realizamos muchos vídeos tutoriales. 

¿Qué tiene que ver esto con la socialización distante?

Cuando no puedes reunirte con alguien en persona, las situaciones nuevas pueden ser muy estresantes aun más para aquéllos que no tienen gran conocimiento digital. ¡Durante las interacciones digitales es absolutamente necesario dedicar tiempo y espacio a la socialización! Durante la implementación a distancia para nosotros fue muy útil socializar cuando conocimos a los nuevos usuarios. 

Algunos consejos sobre socialización distante

Cuando gestionamos las relaciones profesionales a distancia, es importante recordar algunas reglas de oro de la “netiqueta del vídeo” (o la etiqueta de la videoconferencia), ¡cruciales en situaciones de mucha presión!

1. Usa el vídeo cuando te sea posible. La mayor parte de la comunicación de los seres humanos es no verbal. Si durante una conferencia telefónica tu audiencia no puede verte, no lograrás transmitir las ideas con suficiente claridad. 
2. Adopta la misma etiqueta que presentas en las reuniones físicas. Pasa por cada uno de los participantes, por ejemplo, y haz que se presenten para que el grupo se conozca. Cuando realizas una reunión y comienzas abordando directamente el tema principal de la misma, la participación y la interacción del grupo será menor durante el encuentro.  
3. Prepara y comparte una agenda. Todos los participantes deben de conocer los temas que se van a tratar y la hora de la reunión para poder estar preparados a expresarse. 
4. Establece las reglas de la reunión. La comunicación de las videoconferencias puede ser desordenada si no se establecen reglas claras. Asegúrate de dar indicaciones precisas para que todos sepan cómo y cuándo interactuar durante la reunión, por ejemplo cuándo pedir la palabra, mandar mensajes de chat, hacer preguntas, etc. 
5. Da pausas, aunque sean cortas, para conversación casual sobre noticias, deportes, vacaciones, etc. Las reuniones serán mucho más amigables si sigues esta simple regla. 
6. Haz seguimiento con una encuesta. Las encuestas son una herramienta excelente para involucrar a los participantes y darles la oportunidad de compartir sus opiniones. De esta manera podrás analizar el progreso de la reunión y mejorar las futuras en base a los comentarios. 

Gestión a distancia de los proveedores 

La mentalidad de socialización distante es vital, y la tecnología adecuada para habilitar las actividades del trabajo diario es absolutamente crucial especialmente al gestionar a los proveedores. 

Las llamadas de zoom y la comunicación directa han remplazado a la comunicación tradicional de oficina y a las reuniones de millones de profesionales. Estas soluciones, sin embargo, no son suficientes para los equipos involucrados en el desarrollo de productos, compras o comercialización. 

¿Cómo revisas muestras si no puedes viajar? ¿Cómo apruebas cotizaciones teniendo visibilidad total de los márgenes finales del producto? ¿Cómo tomas decisiones de suministro rápidas (y mejores) al trabajar a distancia?

Centric respondió rápidamente a estas necesidades para que los equipos puedan gestionar a perfección los procesos con los proveedores. Hemos lanzado recientemente la serie de Tres Tableros digitales de rápida colaboración (3 Digital Quick-collaboration Boards) que se implementan en semanas y no en meses. 

Tenemos también otras tecnologías como 3D, IA, soluciones en la nube, PLM y aplicaciones móviles que significan también un gran cambio para empresas de moda, lujo, bienes de consumo y Retail. A medida que nos aventuramos a la “nueva normalidad” estas tecnologías seguirán siendo igualmente esenciales.

Logro del balance adecuado en tiempos de pospandemia

El “trabajo inteligente” era antes un privilegio de algunos pero hoy en día es la forma de trabajo prevista de millones de profesionales alrededor del mundo. Estamos comenzando a descubrir la “nueva normalidad” que se avecina y mientras tanto debemos de mantenernos productivos y paralelamente continuar con el crecimiento profesional y personal. Recordemos cuidar nuestro bienestar físico y al mismo tiempo mantener la salud mental. ¡No olvides poner en práctica la “socialización distante” especialmente si eres uno de esos millones de trabajadores que adoptarán permanentemente una vida de trabajo desde casa en los tiempos de la pospandemia.